Trong tiến trình chuyển đổi số, trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong quản lý và điều hành. Tuy nhiên, để AI phát huy hiệu quả, yếu tố quan trọng là cơ quan, đơn vị phải có nguồn dữ liệu số đầy đủ, chính xác và được tổ chức khoa học.
Từ thực tế đó, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông Hải Phòng đang từng bước triển khai một hướng đi thiết thực: số hóa dữ liệu, xây dựng các công cụ phục vụ công việc và từng bước hình thành nền tảng để khai thác dữ liệu, tiến tới ứng dụng AI.
Số hóa từ những nhu cầu thực tế
Trong hoạt động của Ban phát sinh nhiều thông tin liên quan đến dự án, tiến độ, vốn, giải ngân, giải phóng mặt bằng, nhà thầu, văn bản, nhiệm vụ, phân công công việc và hồ sơ cán bộ.
Nếu dữ liệu được lưu trữ phân tán dưới dạng hồ sơ giấy, Word, Excel hoặc trên máy tính cá nhân, việc tìm kiếm, tổng hợp và khai thác lại sẽ mất nhiều thời gian.
Vì vậy, các thông tin cần thiết từng bước được đưa vào phần mềm và cơ sở dữ liệu có cấu trúc. Cách làm này không chỉ giảm thao tác thủ công mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ tìm kiếm và có thể sử dụng lại.
Xây dựng công cụ nhỏ, giải quyết việc cụ thể
Quá trình chuyển đổi số được triển khai từ những công việc gần với hoạt động hằng ngày, thay vì bắt đầu bằng những hệ thống lớn và phức tạp.
Các công cụ được xây dựng để hỗ trợ những nhu cầu cụ thể như quản lý dự án, theo dõi vốn và giải ngân, quản lý nhà thầu, văn bản, nhiệm vụ, hồ sơ cán bộ, báo cáo và thống kê.
Một ví dụ là công cụ phục vụ chuyến đi Hải Phòng – Cửa Hội năm 2026. Thay vì quản lý bằng nhiều bảng tính riêng lẻ, thông tin được tập trung trên một hệ thống, bao gồm lịch trình, danh sách người tham gia, phương tiện, số phòng, điểm danh và các thông tin phục vụ tổ chức chương trình.
Đặc biệt, hệ thống tích hợp thông tin liên hệ, trong đó có số điện thoại của người tham gia, giúp cán bộ tổ chức dễ dàng tra cứu khi cần. Đây là một ví dụ đơn giản nhưng cho thấy hiệu quả của việc đưa những công việc thủ công lên môi trường số: thông tin tập trung hơn, tra cứu nhanh hơn và giảm thời gian tổng hợp.
Dữ liệu là nền tảng để ứng dụng AI
Giá trị lớn hơn của quá trình số hóa nằm ở dữ liệu được hình thành và tích lũy trong quá trình sử dụng.
Khi dữ liệu về dự án, văn bản, nhiệm vụ, tiến độ, vốn, nhà thầu và các lĩnh vực nghiệp vụ được chuẩn hóa, hệ thống có thể tiếp tục khai thác để phục vụ tìm kiếm, thống kê, tổng hợp và phân tích.
Đây cũng chính là nền tảng để triển khai các ứng dụng AI trong tương lai. AI có thể hỗ trợ cán bộ tìm kiếm thông tin, tổng hợp báo cáo, phân tích dữ liệu, tra cứu văn bản và hỗ trợ xử lý các công việc thường xuyên.
Thay vì phải tìm kiếm thông tin từ nhiều tệp và nhiều nguồn khác nhau, cán bộ có thể hướng tới việc tương tác với hệ thống bằng ngôn ngữ tự nhiên để nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết.
AI vì vậy không phải là điểm bắt đầu, mà là bước phát triển tiếp theo khi dữ liệu đã được số hóa và tổ chức tốt.
Bắt đầu từ những việc nhỏ
Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án công nghệ lớn. Một danh sách cần quản lý, một báo cáo cần tổng hợp hay một quy trình đang thực hiện thủ công đều có thể trở thành điểm khởi đầu.
Từ những công cụ phục vụ từng nhu cầu cụ thể, dữ liệu được tích lũy, chuẩn hóa và từng bước kết nối. Qua đó, hình thành nền tảng phục vụ quản lý, điều hành và mở ra khả năng ứng dụng những công nghệ mới.
Với định hướng đó, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông Hải Phòng đang từng bước thực hiện quá trình:
Số hóa dữ liệu → Xây dựng công cụ → Kết nối và khai thác dữ liệu → Từng bước ứng dụng AI.
Đây là một quá trình lâu dài, nhưng có thể bắt đầu từ chính những công việc gần nhất, thiết thực nhất trong hoạt động hằng ngày.