Trong quá trình đẩy mạnh chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản trị nội bộ, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông Hải Phòng đã chính thức tích hợp chức năng Quản lý vị trí việc làm và xác định khối lượng công việc trên hệ thống ứng dụng nội bộ.
Chức năng được phát triển nhằm hỗ trợ các phòng chuyên môn hệ thống hóa thông tin về vị trí việc làm, nhiệm vụ và công việc chi tiết; đồng thời tạo lập cơ sở dữ liệu chuẩn hóa phục vụ việc thống kê, tổng hợp và đánh giá khối lượng công việc của từng vị trí.
1. Hệ thống hóa vị trí việc làm và nhiệm vụ
Hệ thống cho phép quản lý danh mục vị trí việc làm tập trung với đầy đủ thông tin: mã, tên vị trí, loại nhân lực, chức trách, khung năng lực và các yêu cầu chuyên môn/lãnh đạo. Dữ liệu được lưu trữ thống nhất, giúp việc tra cứu và cập nhật khi có thay đổi diễn ra nhanh chóng, chính xác.
Trên cơ sở đó, người sử dụng có thể dễ dàng thiết lập danh mục nhiệm vụ và phân loại từng công việc cụ thể gắn với từng vị trí. Mỗi công việc đều được chuẩn hóa thông qua tên gọi, sản phẩm đầu ra, đơn vị tính, tiêu chuẩn chất lượng và các thông số liên quan.
2. Tính toán tự động khối lượng và thời gian thực hiện công việc
Điểm nổi bật của chức năng là khả năng tự động hóa xác định thời gian thực hiện công việc dựa trên khối lượng sản phẩm và định mức thời gian.
Với từng công việc, người dùng chỉ cần khai báo số lượng sản phẩm thực hiện trong năm, thời gian trung bình hoàn thành một sản phẩm và số giờ bổ sung. Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng số giờ thực hiện và tổng hợp kết quả theo nhiều điều kiện tìm kiếm.
Đặc biệt, từ tổng số giờ công việc, hệ thống tiếp tục quy đổi ra số lượng nhân sự tương ứng theo định mức 1.904 giờ/người/năm. Kết quả này cung cấp góc nhìn định lượng rõ ràng, là cơ sở dữ liệu quan trọng hỗ trợ công tác phân công nhiệm vụ, rà soát và xác định nhu cầu nhân sự thực tế.
3. Tra cứu linh hoạt và xuất dữ liệu báo cáo
Người sử dụng có thể tra cứu nhanh công việc theo vị trí việc làm, nhiệm vụ hoặc từ khóa tìm kiếm. Kết quả hiển thị trực quan bao gồm chi tiết khối lượng, định mức và tổng thời gian thực hiện.
Bên cạnh tra cứu trực tuyến, hệ thống hỗ trợ xuất danh sách công việc ra file Excel đầy đủ chi tiết. Tính năng này giúp các phòng chuyên môn chủ động khai thác dữ liệu để phân tích, lập báo cáo hoặc rà soát định kỳ.
4. Nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực
Việc đưa chức năng quản lý vị trí việc làm và khối lượng công việc vào vận hành là minh chứng cụ thể cho nỗ lực chuyển đổi số tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông Hải Phòng.
Thay vì quản lý thủ công bằng các bảng tính phân tán, dữ liệu giờ đây được tổ chức theo cấu trúc thống nhất, chuẩn hóa và dễ dàng truy xuất. Đây là nền tảng để Ban từng bước tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự theo hướng khoa học, minh bạch và hiệu quả hơn.
Trong thời gian tới, Ban sẽ tiếp tục hoàn thiện chức năng dựa trên thực tế vận hành tại các phòng chuyên môn, bảo đảm dữ liệu bám sát đặc thù công việc và đáp ứng tốt yêu cầu quản lý trong tình hình mới.