Trong quá trình xử lý công việc, từ các công văn, thông báo và văn bản chỉ đạo thường phát sinh nhiều nhiệm vụ cần phân công, theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện. Xuất phát từ yêu cầu thực tế đó, Văn phòng đã phát triển chức năng Quản lý nhiệm vụ, tích hợp trong phần mềm nội bộ.
Chức năng được xây dựng theo quy trình:
Công văn → Nhiệm vụ → Phân công → Theo dõi → Kết quả
Một số chức năng chính
- Quản lý nhiệm vụ theo từng công văn: Nội dung nhiệm vụ được lấy từ nội dung được phản ánh trong công văn, giúp việc theo dõi bám sát yêu cầu của văn bản.
- Phân công nhiệm vụ: Phân công cho cá nhân, đơn vị với vai trò xử lý chính hoặc phối hợp.
- Theo dõi tiến độ: Cập nhật trạng thái, hạn xử lý, ngày hoàn thành và kết quả thực hiện.
- Theo dõi và đôn đốc: Tra cứu nhiệm vụ theo công văn, cá nhân, trạng thái nhiệm vụ và trạng thái phân công.
- Tổng quan: Cung cấp số liệu và biểu đồ về tình hình thực hiện nhiệm vụ, giúp nhanh chóng nhận diện các nhiệm vụ chưa xử lý, đang xử lý hoặc quá hạn.
Việc đưa chức năng Quản lý nhiệm vụ vào sử dụng góp phần quản lý tập trung, phân công rõ ràng, theo dõi thuận tiện và nâng cao hiệu quả xử lý công việc, từng bước hỗ trợ công tác quản lý, điều hành theo hướng khoa học, minh bạch và hiện đại.
Chức năng sẽ tiếp tục được hoàn thiện và cập nhật để phù hợp hơn với yêu cầu thực tế và nhu cầu sử dụng.