Công cụ quản lý hồ sơ được xây dựng nhằm hỗ trợ số hóa, lưu trữ và quản lý tập trung hồ sơ của viên chức và người lao động. Hệ thống cho phép quản lý thông tin hồ sơ theo từng cá nhân, từng loại tài liệu; hỗ trợ tải lên, lưu trữ và tra cứu các tài liệu điện tử dưới dạng PDF một cách thuận tiện.
Công cụ giúp chuẩn hóa việc đặt tên, sắp xếp tài liệu, hạn chế thất lạc, trùng lặp và hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng. Việc quản lý tập trung giúp giảm sử dụng hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả khai thác thông tin và từng bước phục vụ chuyển đổi số trong công tác quản lý hồ sơ.
Các chức năng chính:
- Quản lý hồ sơ theo từng cá nhân.
- Quản lý danh mục và tài liệu trong hồ sơ.
- Tải lên, lưu trữ và tra cứu tài liệu PDF.
- Chuẩn hóa tên và số thứ tự tài liệu.
- Tổ chức hồ sơ theo đơn vị, chi bộ và cá nhân.
- Hỗ trợ quản lý, cập nhật và khai thác hồ sơ tập trung.
- Ghi nhận lịch sử thao tác, hỗ trợ theo dõi quá trình cập nhật hồ sơ.
- Màn hình tổng quan
Theo dõi tổng hợp tình hình hồ sơ, cho phép theo dõi tổng quan các tài liệu của cơ quan.
- Màn hình danh mục tài liệu
Quản lý 104 loại tài liệu, quy ước sẵn cách đặt tên tài liệu, khi đưa tài liệu lên có thể dễ dàng lựa chọn tài liệu liên quan trong danh sách.
- Màn hình Hồ sơ
Đây là màn hình chính, khi chọn nhân sự tại cây bên trái, các thông tin liên quan của nhân sự được hiển thị để kiểm tra trước khi thực hiện xử lý với tài liệu.
Ví dụ thao tác xử lý:
-
- Hồ sơ Lý lịch sau khi scan có tên HS001.pdf (do máy scan lưu mặc định tại thư mục chỉ định)
- Mục thêm tài liệu chọn (hoặc tìm kiếm) lý lịch, tên file mặc định sẽ tự động được điền theo quy tắc đặt tên.
- Chọn tệp của file scan đã lưu, thực hiện Thêm tài liệu.
- Kiểm tra nội dung file, thông tin tài liệu vừa thêm ở mục Tài liệu đã có. (xem, tải xuống, xóa).
Hệ thống tự động xử lý:
-
- Lưu nội dung file theo tên mới, đúng quy tắc (không cần phải đổi tên file)
- Lưu file vào đúng thư mục chỉ định theo đúng quy tắc
([M1].[M2].[M3].[M4].M5\[Số Căn cước công dân]_[HoTen]) Quản trị không cần tạo, quản lý thư mục
-
- Khi xóa tài liệu, chỉ loại hồ sơ ra khỏi thư mục đang quản lý, có thể kiểm tra và khôi phục lại nội dung đã xóa.
Quản trị chỉ cần
-
- Kiểm tra lại tên thư mục, tên file hệ thống đã tạo
- Dùng chức năng cập nhật lại STT file nếu có nhiều file cùng tên
- Xem trước, tải xuống để kiểm tra lại nội dung tài liệu
Xem nhanh hồ sơ bằng Slide, cho phép xem hồ sơ bằng nút trước, sau, chọn số thứ tự hồ sơ cần xem. (thao tác giống với xem ảnh)
- Màn hình Báo Cáo
Theo dõi số lượng hồ sơ của từng nhân sự, các hồ sơ lưu tiên,…
- Màn hình Lịch Sử
Theo dõi các thông tin xử lý hồ sơ, truy vết thực hiện thêm mới, xóa …
Công cụ sẽ được cập nhật và hoàn thiện thường xuyên nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dùng.