1. Hiện trạng
Hiện nay, việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu tại Ban còn tồn tại một số hạn chế:
- Dữ liệu của các phòng đang được lưu trữ phân tán trên máy tính cá nhân, ổ cứng di động hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân, gây khó khăn trong việc quản lý và bảo đảm an toàn dữ liệu.
- Việc chia sẻ tài liệu qua Zalo, Email hoặc các ứng dụng nhắn tin gặp nhiều hạn chế đối với các tệp có dung lượng lớn; dữ liệu dễ bị thất lạc, trùng lặp hoặc khó kiểm soát phiên bản.
- Dữ liệu chưa được tập trung, việc sao lưu và phục hồi khi xảy ra sự cố còn gặp nhiều khó khăn.
- Chưa có hệ thống lưu trữ dùng chung cho các phòng, dẫn đến việc chia sẻ tài liệu, phối hợp xử lý công việc và khai thác dữ liệu chưa đạt hiệu quả cao.
2. Giải pháp
Để từng bước xây dựng kho dữ liệu tập trung của cơ quan, Văn phòng đã triển khai thử nghiệm hệ thống lưu trữ mạng (Network Attached Storage - NAS) trên hạ tầng máy chủ nội bộ của Ban.
Hệ thống NAS đóng vai trò là kho lưu trữ tập trung, cho phép các phòng lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu trên cùng một hệ thống, đồng thời bảo đảm an toàn dữ liệu và thuận tiện trong quá trình khai thác.
3. Một số tính năng chính
Quản lý dữ liệu tập trung
- Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên máy chủ của Ban thay vì phân tán trên các máy tính cá nhân.
- Mỗi phòng được cấp thư mục riêng với quyền truy cập độc lập; đồng thời có khu vực lưu trữ dùng chung phục vụ trao đổi tài liệu giữa các đơn vị.
- Dễ dàng mở rộng dung lượng lưu trữ khi phát sinh nhu cầu.
Truy cập thuận tiện
- Truy cập như một ổ đĩa mạng trên Windows thông qua mạng nội bộ của cơ quan.
- Có thể truy cập qua giao diện web hoặc ứng dụng đồng bộ (Nextcloud) khi được cấp quyền.
- Hỗ trợ truy cập từ máy tính và thiết bị di động theo phân quyền của người sử dụng.
Chia sẻ dữ liệu
- Chia sẻ tệp tin và thư mục giữa các phòng một cách thuận tiện.
- Hỗ trợ chia sẻ theo từng người dùng hoặc nhóm người dùng.
- Kiểm soát quyền đọc, ghi và chỉnh sửa đối với từng thư mục.
An toàn dữ liệu
- Mỗi phòng được cấp quyền truy cập riêng, không thể truy cập dữ liệu của đơn vị khác nếu không được phân quyền.
- Tài khoản quản trị được tách biệt với tài khoản người dùng thông thường.
- Hệ thống được cấu hình sao lưu định kỳ nhằm giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu khi xảy ra sự cố.
- Có cơ chế kiểm tra, quét mã độc định kỳ đối với dữ liệu lưu trữ.
Quản lý và mở rộng
- Dễ dàng bổ sung người dùng, nhóm người dùng và phân quyền theo cơ cấu tổ chức.
- Theo dõi việc sử dụng dung lượng lưu trữ của từng phòng.
- Hỗ trợ tích hợp với hệ thống lưu trữ đám mây nội bộ (Nextcloud) để truy cập dữ liệu từ bên ngoài khi được cho phép.
4. Mục tiêu triển khai
Việc triển khai thử nghiệm hệ thống NAS nhằm:
- Xây dựng kho dữ liệu tập trung của Ban.
- Nâng cao hiệu quả chia sẻ và khai thác tài liệu giữa các phòng.
- Hạn chế tình trạng lưu trữ dữ liệu phân tán, thất lạc hoặc trùng lặp.
- Tăng cường an toàn, bảo mật và khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu.
- Tạo nền tảng để tích hợp với các hệ thống số của Ban trong thời gian tới.
5. Dùng thử
Trong thời gian thử nghiệm, đề nghị các phòng sử dụng hệ thống để lưu trữ và chia sẻ các tài liệu phục vụ công việc; đồng thời phản ánh các khó khăn, vướng mắc hoặc đề xuất bổ sung tính năng để Văn phòng tổng hợp, hoàn thiện hệ thống trước khi đưa vào sử dụng chính thức.
Trong thời gian thử nghiệm, đề nghị các phòng, ban ưu tiên lưu trữ các tài liệu thường xuyên sử dụng và tiếp tục lưu giữ bản sao dữ liệu trên thiết bị lưu trữ hiện có cho đến khi hệ thống được đưa vào vận hành chính thức.
Hướng dẫn Kết nối bằng File Explorer (khuyến nghị)
Bước 1: Mở File Explorer → chọn This PC.
Bước 2: Chọn Map network drive trên thanh công cụ.
Bước 3: Thiết lập:
Drive: Chọn ký tự ổ đĩa (ví dụ: N:).
Folder: Nhập đường dẫn thư mục được cấp, ví dụ:
\\{IP SERVER}\02_VanPhong
\\{IP SERVER}\99_DungChung
Đánh dấu Reconnect at sign-in để tự động kết nối khi khởi động máy.
Nếu đăng nhập bằng tài khoản khác, chọn Connect using different credentials.
Bước 4: Nhập tài khoản được cấp:
User name: Tài khoản
Password: Mật khẩu
Chọn Remember my credentials nếu sử dụng trên máy tính cá nhân được phép lưu mật khẩu.
